1.  ثبت نام از زائرین عزیز اربعین درسامانه سماح به آدرس https:‏‏/‏‏/samah.haj.ir انجام خواهد شد.
2. کلیه متقاضیان زیارت اربعین می توانند با مراجعه مستقیم به سامانه مذکور و یا از طریق هر یک از دفاتر زیارتی فعال که اعلام آمادگی خود را در سامانه جامع کارگزاران اعلام نموده اند نسبت به ثبت نام در سامانه سماح اقدام نمایند.
3. تکمیل مراحل کامل ثبت نام در سامانه تا دریافت کدرهگیری از سامانه ضروری می باشد لذا در صورت ناتمام ماندن ثبت نام و عدم دریافت کدرهگیری، ثبت نام انجام شده، لغو می شود و متقاضی می بایست مجدداً فرایند ثبت نام را تکرار نماید. امکان چاپ کدرهگیری در سامانه فراهم می باشد لیکن جهت اطمینان از ثبت نام متقاضیان کدرهگیری به تلفن همراه سرگروه نیز پیامک می شود لذا سرگروه ها می بایست در ثبت شماره تلفن همراه خود در سامانه دقت نمایند و جهت دریافت کدرهگیری، نباید دریافت پیامک های تبلیغاتی را بر روی تلفن همراه خود مسدود کرده باشند.
4. چنانچه سرگروهی کد پیگیری خود را فراموش کند می تواند با مراجعه به سامانه و وارد نمودن کدملی و شماره شناسنامه و کلیک بر روی دکمه "دریافت کد پیگیری" مجدداً بر روی تلفن همراه ثبت شده در سامانه کد پیگیری را دریافت نماید.
5. تا اطلاع ثانوی مسئولیت تهیه وسیله نقلیه (اعم از شخصی یا عمومی) جهت اعزام به مرز و یا تهیه بلیط هواپیما برای آن دسته از متقاضیانی که قصد عزیمت به صورت هوایی دارند برعهده شخص زائر می باشد.
6. بازگشت هزینه ثبت نام زائرین منصرف پس از کسر خسارت مربوطه (بسته به مرحله ای که زائر اعلام انصراف می نماید) از طریق حساب ویژه بانک ملی و با ارائه کارت شناسایی ملی امکانپذیر می باشد.
7. در سالجاری همانند سال گذشته طبق مصوبه ستاد مرکزی اربعین مستقر در وزارت کشور بیمه زائرین اربعین اجباری بوده و هزینه آن همزمان با ثبت نام از زائرین دریافت می گردد.
8. در سالجاری شرکت بیمه ایران به عنوان شرکت بیمه گر مسئولیت بیمه زائرین اربعین را برعهده دارد.
9. هزینه بیمه زائرین اربعین با رایزنی هایی که با شرکت بیمه گر صورت پذیرفت نه تنها افزایش نیافته و برابر نرخ سال گذشته یعنی 188.000ریال تعیین گردیده است بلکه بعضاً سقف تعهدات شرکت بیمه گر افزایش نیز یافته است به گونه ای که در بخش هزینه های درمانی تا صد در صد افزایش پرداخت غرامت از سوی شرکت بیمه گر توافق شده است.

جدول تعهدات شرکت بیمه گر

10- محدوده جغرافیایی که زائرین اربعین تحت پوشش بیمه می باشند از فاصله 20 کیلومتر مانده به مرز عراق و داخل خاک عراق در شهرهای زیارتی می باشد لذا دقت شود که چنانچه خدای ناکرده زائری در فاصله عزیمت از شهر مبداء در ایران تا مرز در رفت و یا برگشت دچار سانحه ای شود می بایست از بیمه شخص ثالث وسیله نقلیه و یا جهت درمان از بیمه تأمین اجتماعی، بیمه سلامت و .... استفاده نماید

.11- دقت شود که بیمه زائرین اربعین صرفاً شامل مسیرهای راهپیمایی و شهرهای زیارتی می باشد و سایر شهرهای کشور عراق را شامل نمی شود

.12- در سالجاری نیز پرداخت هزینه ارزی روادید زائرین به صورت ریالی و از طریق سامانه و برابر نرخ روزانه مصوب بانک مرکزی انجام می شود.1

13- همانگونه که مطلع می باشید کمیته اعزام علاوه بر اخذ روادید متقاضیان زیارت اربعین بحث ساماندهی اعزام زائرین را نیز از طریق کسب اطلاعاتی که از زائرین دریافت می نماید انجام می دهد بدین صورت که با دریافت تاریخ رفت و برگشت زائرین و همچنین نحوه عزیمت ایشان به مرز و ارائه این اطلاعات به ستادهای اربعین استانی مدیران استانی را کمک می نماید که در جهت تسهیل در اعزام زائرین عزیز برنامه ریزی نمایند.

14- تقسیم بندی خروج زائرین هر استان از هر مرز و همچنین استان هایی در آنها کنسولگری موقت راه‌اندازی خواهند شد توسط ستاد مرکزی اربعین در وزارت کشور مشخص می شوند و سازمان نیز خود را ملزم به رعایت این مصوبات می داند.

15- ثبت نام در سامانه سماح برای عموم مردم آزاد و رایگان می باشد لیکن چنانچه ثبت نام زائر در سامانه توسط دفتر زیارتی انجام پذیرد زائر موظف به پرداخت مبلغ حق الزحمه ثبت نام به مبلغ 21.800ریال خواهد بود لیکن این وجه هم به صورت متمرکز و از درگاه اینترنتی قابل پرداخت است.

16- هزینه های ثبت شده در سامانه سماح طبق مصوبه و ابلاغ ستاد مرکزی اربعین می باشد که به شرح ذیل است:

• هزینه روادید، مبلغ 40 دلار که معادل ریالی آن برابر نرخ اعلامی روزانه بانک مرکزی دریافت می‌گردد.
• حق بیمه 172.500ریال + 9% مالیات بر ارزش افزوده جمعاً 188.000ریال
• هزینه خدمات درمانی (هلال احمر) 62.000 ریال
• حق الزحمه اخذ روادید 100.000ریال + 9% مالیات بر ارزش افزوده جمعاً 109.000ریال که به صورت زیر توزیع می گردد.
• تبصره: چنانچه زائر جهت ثبت نام به دفتر زیارتی مراجعه نماید و دفتر زیارتی اطلاعات وی را در سامانه ثبت نماید به شرط آنکه زائر هزینه های خود را از طریق درگاه اینترنتی سامانه پرداخت نماید مبلغ 21.800ریال با احتساب مالیات بر ارزش افزوده به عنوان حق الزحمه ثبت نام بر مجموعه هزینه‌های وی افزوده می‌شود که در هنگام توزیع وجوه به حساب دفتر زیارتی واریز می گردد.